S’organiser au travail, ça s’apprend !

Soyez rassuré, loin de moi l’idée de vous transformer en bureaucrate sur-organisé ou autres gratte-papiers. Seulement, s’organiser s’avère être un réel savoir-faire qui n’est pas forcément une aptitude innée.

Organisation travail

M’organiser dîtes-vous ?

Prenons pour commencer cette définition donnée par notre bon vieux dictionnaire Larousse : « Prendre les dispositions convenables en vue d’un résultat déterminé. Être cohérent, s’agencer de manière satisfaisante ou structurée ». Nous parlons donc de « résultat déterminé » soit ce gros dossier que vous devez rendre avant mardi 18h59min20sec ou encore cette réunion client que vous devez assurer. On traite ensuite de dispositions convenables ou encore de cohérence. C’est donc là que le bât blesse. Face au gros projet qui tombe et à l’approche de la deadline, ne cédons pas à la panique, organisons-nous ! L’argument «Mais moi, je travaille toujours au dernier moment, sous l’ultime motivation du stress » me laisse sceptique. Je ne doute pas que ce stress soit votre muse, mais avouons qu’il est loin d’être un agréable moment à passer…Pourquoi ne pas tout simplement s’organiser ?

Cinq conseils pour mieux s’organiser au travail

Se fixer des objectifs réalisables

Comme vu dabutns la définition ci-dessus, si l’on s’organise, c’est pour atteindre un but précis. Il est alors utile de se fixer des sous-objectifs. Vous gagnerez ainsi plusieurs petites victoires à chaque objectif rempli. Vous oublierez presque le « méchant dossier » avec sa « méchante deadline » pour vous concentrer sur chaque petite cible à atteindre. Bien sûr, ces objectifs doivent être réalisables. S’ils sont trop difficiles à a tteindre, vous serez rapidement démoralisé et nous perdrions tout l’intérêt d’une bonne organisation.

 

Rangez, triez, trouvez !

Je connais cet argument qui dit que « même si c’est le bazar, je sais au millimètre près où se trouve le dossier Y et mes trombones…Mes trombones, quelqu’un aurait-il vu mes trombones ? Je les avais pourtant…A oui là, sous mon paquet de chewing-gum. » Bref, rien ne vaut un bureau bien rangé. On prend donc pochettes colorées, range-dossiers, étiquettes…Vous verrez, ca deviendrait presque amusant ! On prend soin de noter ce qui se trouve dans les dossiers et de les trier (ordre alphabétique, date, importance…)

Faire appel aux autres

Vous n’évoluez certainement pas seul au sein de votre entreprise. Vous avez des collègues, des supérieurs, des subordonnés, souvent même des amis. Toutes ces personnes peuvent vous être d’une grande aide pour votre apprentissage de « l’organisation ». Au supérieur, on peut avouer (de manière calme et constructive) être débordé ou perdu parmi la foule de projets. Il vous allégera peut être de certains dossiers, repoussera les deadlines ou vous prodiguera divers conseils pour vous aider. Aux collègues, on peut demander coup de main et avis tant sur le dossier en lui-même que sur les méthodes d’organisation (« Dis, tu fais comment toi pour clore tes projets à temps ? ») Enfin, aux subordonnés, on peut éventuellement déléguer, de manière intelligente il s’entend. On évitera ainsi la délégation débarras ou toutes autres délégations inconscientes.

A chacun son rythme

Si l’on cherche à s’organiser, c’est avant tout pour gagner en efficacité. Et pour ce faire, il est essentiel de connaitre et de respecter son rythme. Alors que certains sont frais et pimpants le matin, d’autres trouveront davantage de motivation en après-midi, une fois la brume matinale évaporée. Questionnez-vous donc : Vous sentez-vous d’attaque à la fraicheur du matin ? Craignez-vous le coup de fatigue de l’après-repas ? Vous sentez-vous épuisé en fin de journée ? En prenant conscience de votre rythme, vous saurez alors que le rendez-vous avec votre client sera plutôt à positionner en milieu de matinée et que vous éviterez d’entamer ce dossier qui vous pèse à 17h a lors que vos yeux commencent à s’alour dir.

rythme travail

Les listes ou comment poser ses pensées

Le B A BA est de noter rendez-vous et autres tâches (même les moins importantes) sur votre calendrier ou agenda pro. On s’assurera en même temps que l’AG ne tombe pas le même jour que le repas de famille annuel…

Face à une journée ou une semaine qui s’annonce chargée, on peut également procéder de la manière suivante. On établit une liste de toutes les missions et tâches à réaliser. On les numérote ensuite par ordre de priorité. On estime par la suite le nombre d’heures à consacrer à ces différentes missions. Cela permet de savoir combien de tâches on peut réaliser en une journée de travail. Bien sûr, on n’oublie pas de barrer les missions une fois effectuées. Le plaisir de rayer un lourd projet est bien trop plaisant ! Pourquoi ce système de liste fonctionne ? Psychologiquement, cela permet de poser ses idées sur le papier et donc de se délester l’esprit du poids des tâches. Le fait de les visualiser aide aussi beaucoup.

Les listes sont aussi utiles en fin de journée. On note alors les tâches à effectuer le lendemain. Là aussi, l’effet psychologique est important. En apposant ses missions sur papier avant de quitter le bureau, on se décharge l’esprit : Le travail reste au sein de l’entreprise, notre esprit est alors libéré de toutes pensées professionnelles et l’on peut profiter pleinement de notre after-work.

Conclusion

Ces quelques conseils devraient déjà vous orienter sur la voie de la bonne organisation. Nous noterons tout de même qu’une certaine flexibilité doit être conservée, de manière à gérer les contretemps et urgences. Et de manière générale, nous garderons sa place à l’imprévu. Car réfléchissons-y, que serait une vie organisée et gérée à la seconde près ?

A lire pour approfondir – L’art du temps de Servan-Schreiber-J.L

Sarah

Digital Marketing Manager E-nova Technologies


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Une Réponse to “S’organiser au travail, ça s’apprend !”

  1. algérieinfo says:

    merci pour les conseils, mais je crois que l’habitude prend souvent le dessus. C’est comme la cigarette.

    personnellement je me retrouve dans mon désordre

    merci quand même

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